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新一代行動公務協作平台,重資安、行動、雲端、社群

您知道您的組織內部有多少比例的員工,每天使用市場上最夯的雲端科技服務(諸如Dropbox、Evernote、LINE、Facebook等),在做工作上的檔案分享及訊息傳遞?由於這些雲端服務在很多面向的確提供了公務的便利性,這些便利讓即使是公務人員也愛不釋手,例如公務人員公出在外,無法從外面網路連回組織內部網路讀取資料,就將公出所需的文件資料丟上Dropbox,方便在外用行動裝置瀏覽並處理公務,省時又省紙;又或者公務人員與外部學者、廠商間的機密溝通及決策訊息,使用LINE來傳遞,快速又省錢;在面對愈來愈多公務同仁享受這些雲端服務所帶來的方便之時,政府單位的資訊長官們卻也一面擔憂政府的機密資料會不會外洩?資訊安全該如何控管?而更值得積極找尋答案的是,該如何同時兼顧因行動、雲端、社群的大趨勢下所創造的服務需求,並且還能百分百掌握政府機密資訊的安全呢?

台灣新世代企業溝通專家EVERY8D互動資通技術長洪鑫泓,在Acer 2014 e政府之雲進化與端服務技術資訊年會中提出,EVERY8D早已在三年多前投入研發符合大趨勢需求下的新一代行動公務協作平台,並在確保資訊安全的大原則下,成功整合了即時通訊、雲端儲存、聰明筆記、社群互動四大功能,目前已實際導入台北市政府、台灣高鐵、新北市政府、台北市刑大等公務機關運用。

整合了四大功能的新一代行動公務協作平台,能更加彈性的協助公務機關處理關鍵訊息的溝通,例如搭乘高鐵,不時會看到車上工作人員在巡視各車廂時,仍盯著手上的智慧型手機,監控著行進中所需注意的安全訊息,這是運用了即時通訊的功能優勢,工作人員擁有一套內部專屬於車次行進間控管的專用APP,這樣的好處讓工作人員在傳送重要、甚至緊急的訊息時,傳送管道更私密、即時,並不會被其他的私人訊息所干擾。另外,依據不同車次所排班的不同組員,也可以運用社群互動的群組功能,快速變動群組成員的集合,大大增加溝通的彈性,讓重要訊息能精準傳遞。而針對資安處理,整套系統架設於單位內部自有雲上,在資安控管上更做到了訊息加密機制、創造封閉溝通的系統環境、員工公司帳號整合、驗證、特殊權限控管、遠端清除裝置資料等,更能替政府單位量身訂做打造嚴謹的資安環境。

EVERY8D洪技術長更進一步分享四種常用的政府應用實例,第一種是藉由單位內部既有的業務系統與行動公務協作平台串接整合,主動做到公務訊息推播,適合用在緊急訊息通報、災害通報與調度的情境中;第二種則是反向的由公務人員在外現場查勘後即時回報訊息,例如公務人員在外進行緊急業務勘查的作業情境下,公務人員趕到現場拍照後,運用行動公務協作平台回報主管現場狀況,此照片的地點位置、拍照時間都可一併被系統紀錄,資料正確性高,若配合將作業流程客製化到APP中,還能加速此類緊急業務的流程作業,提高績效;第三,此行動公務協作平台還整合了簡訊節費系統,能自動辨識公務同仁是否使用智慧型手機並安裝公務APP,優先以零成本的APP來傳遞訊息,而沒有APP的同仁則轉發SMS簡訊,確保訊息可全面佈達。最後一種則常應用在公務機關的政策宣導及與活動宣傳上,將訊息的層次擴大到對民眾傳遞重要訊息,提高民眾對公務的參與。洪技術長亦表示,「網路社群」、「行動通訊」、「BYOD」此三大趨勢,在未來將會大大改變公家機關組織內部的運作模式,因為行動與社群已深入的參與在公務同仁的工作使用中,趨勢來勢洶洶,勢不可擋,呼籲公務機關的資訊主管們應及早重視,規劃適合機關內公務運用,又能兼具資安控管的行動雲端服務,才能踩在趨勢浪頭上,正面迎接e政府的高效雲端時代。

Marketing Strategist @早安設計,熱愛行銷與學習,持續關注創業、社群與網路發展。喜歡結交新朋友,歡迎交流!